Tietosuojaseloste (päivitetty 2.12.2021) EU:n tietosuoja-asetuksen (25.5.2018) mukainen tietosuojaseloste Rekisterin pitäjä Oulun Tähtisirkusyhdistys ry Kurkelantie 2 90230 OULU Puh. 040 418 1750 ouluntahtisirkus@gmail.com www.tahtisirkus.fi y-tunnus 2219844-1 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa Uoti Huotari, puheenjohtaja Oulun Tähtisirkusyhdistys ry, Kurkelantie 2, 90230 Oulu ouluntahtisirkus@gmail.com Puh. 040 418 1750 Rekisterin nimi Oulun Tähtisirkuksen harrastaja- ja jäsenrekisteri Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus Rekisteröidyn henkilötietoja käytetään Oulun Tähtisirkuksen jäsenasioiden hoitamiseen, opintoryhmiin sijoittamiseen, laskutukseen, sisäiseen tiedotukseen ja yhdistyksen omaan markkinointiin sekä tarvittaessa yhteydenpitoon alaikäisen huoltajaan. Yhteistyöhankkeissa mukana olevien harrastajien tietoja käytetään sovittujen yhteistyökumppaneiden (esim. Oulun kaupunki) kanssa käytävään viestintään, joilloin tietojen käytöstä sovitaan henkilöiden kanssa erikseen. Ilmoittautuessaan jäseneksi henkilö antaa samalla luvan lähettää itselleen yhdistyksen toimintaan liittyviä sähköpostitiedotteita jäsenyytensä ajan. Rekisterin sisältämät tiedot Rekisteröitävästä tallennetaan nimi, syntymävuosi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite, alaikäisen kyseessä ollessa myös huoltajan yhteystieto. Tarpeen vaatiessa voidaan tallentaa myös henkilötunnus ja osoite. Säännönmukaiset tietolähteet Tallennettavat tiedot saadaan rekisteröitävältä itseltään, alaikäisen kyseessä ollessa lapsen huoltajalta. Tietoja voidaan saada myös yhteistyökumppaneilta. Tietojen säilytys Jäsentiedot säilytetään jäsenyyden ajan. Opintohistoriaan liittyvät tiedot säilytetään pysyvästi syksystä 2021 alkaen; tietojen poistaminen onnistuu kuitenkin pyytämällä. Yhteistyöhankkeissa muiden toimijoiden kanssa toimitaan kyseisen hankkeen tietojen säilyttämisen periaatteiden mukaisesti – tällöin säilytysaika voi olla 2 – 10 vuotta. Tietojen luovutus Tietoja ei luovuteta muille kolmansille osapuolille suoramarkkinointi- tai muihin tarkoituksiin. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Rekisterin suojaus Tietoa kerätään tiedostoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin tai muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat sijaisevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt. Paperimuotoiset arkistot säilytetään lukitussa kaapissa. Poikkeuksen muodostavat salikansiot, joissa turvallisuussyistä ja nopean tavoitettavuuden vuoksi on tallennettuna nimi ja yhteystieto, alaikäisen kyseessä ollessa huoltajan yhteystieto. Tarkastus- ja korjausoikeus Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa henkilörekisteriin tallennetut tietonsa. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti sähköpostilla osoitteella ouluntahtisirkus@gmail.com. Pyyntöön tulee lisätä osoitetiedot, johon rekisterinpitäjä voi tiedot lähettää. Pyyntö voidaan tehdä myös henkilökohtaisesti. Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Korjauspyyntö tulee tehdä tietoja käsittelevälle taholle suullisesti tai kirjallisesti sähköpostilla osoitteeseen ouluntahtisirkus@gmail.com. Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa poistamista. Poistopyyntö tulee tehdä tietoja käsittelevälle taholle suullisesti tai kirjallisesti sähköpostilla osoitteeseen ouluntahtisirkus@gmail.com.